第三報：2020年2月17日

1. 政府より不要不急の集会の自粛検討等が要請されている旨の報道がなされていること、ならびに、新型コロナウイルス感染症が国内で引き続き拡大している現在の状況に鑑み、DEIM2020については、参加者を会議場に招集して開催することを中止します。
2. 代替手段として、実行委員会はDEIM2020に於いて予定していたプログラムについては、一部のセッションを除き、オンライン会議の形態で開催することを予定しています。現在、技術上の実現可能性の検討を含めて、必要な準備を鋭意進めています。一般セッションならびにインタラクティブセッションの発表者、座長、コメンテータ、その他参加者に於かれましては、引き続き3月2日から3月4日の予定を確保ください。開催方法が決まり次第、改めて告知を行います。
3. 参加登録費については、会議場等の必要な手配が既に行われていること、参加者に予稿集論文を配布すること、代替手段によって研究発表および質疑の機会を提供することから、返却しない方針です。通常の学術集会の開催と同様に、参加登録費が支払われていない発表者の研究発表はプログラムから取り消され、その論文は予稿論文集および最終論文集から削除されます。
4. 会議場ホテルの宿泊、参加者専用シャトルバス（有料）、昼食（弁当）は、それぞれを取り扱う支援事業者と、無料でその契約を解除可能とするための調整を行っております。解除の手続き等が決まり次第、個別に連絡を行います。
5. 参加者各位のご理解とご協力をお願いいたします。本件に関するお問い合わせは、deim2020-inquiry [at] googlegroups.com までご連絡ください。

• 厚生労働省「新型コロナウイルス感染症について」
• 外務省「海外安全ホームページ 中華人民共和国（中国）」
• 情報処理学会「本会主催イベントにおける新型コロナウイルス感染症への対策について」
• 日本感染症学会「新型コロナウイルス（COVID-19）感染症への対応について」

The announcement below is an English translation from the original Japanese announcement.

1. In view of the Japanese government’s announcement requesting voluntary restraint of nonessential and nonurgent meetings for the citizens and the continuously spreading status of Novel Coronavirus Infection, the DEIM2020 Organization Committee has decided to cancel the holding of DEIM2020 at the predetermined conference venue.
2. As an alternative means, the committee plans to organize online meetings for almost the entire part of the scheduled DEIM2020 program. The committee is working to confirm the technical feasibility and to prepare the necessary logistics. All the presenters, session chairs, commentators and participants are kindly advised to maintain their schedule from March 2nd to March 4th. Further information will be announced on the official web page and emailed to the participants.
3. The registration fee will not be refunded since the arrangement necessary for organizing the conference including the conference venue was already placed, the pre-conference proceedings will be distributed to the participants, and the opportunity of presentation and discussion will be provided in the alternative means. In accordance with a general convention that is widely applied to academic conferences, a presentation of a participant who does not complete the payment of the registration fee will be removed from the program and its paper will be removed from the proceedings.
4. The committee is discussing the refunding of the accommodation fee of the conference venue hotel, the shuttle bus fee and the lunch box fee with the licensed supporting company. Further information will be notified to the concerned participants.
5. The committee appreciates all the participants’ understanding of this matter. deim2020-inquiry [at] googlegroups.com is the contact address regarding this matter.

• The Ministry of Health, Labour and Welfare of Japan (Japanese)
• The Ministry of Foreign Affairs of Japan (Japanese)
• Information Processing Society of Japan (Japanese)
• The Japanese Association for Infectious Diseases(Japanese)

第二報：2020年2月14日

• 外務省「海外安全ホームページ 中華人民共和国（中国）」
• 厚生労働省「新型コロナウイルス感染症について」
• 情報処理学会「本会主催イベントにおける新型コロナウイルス感染症への対策について」
• 日本感染症学会「新型コロナウイルス（COVID-19）感染症への対応について」

The announcement below is an English translation from the original Japanese announcement.

1. The DEIM2020 Organization Committee currently maintains a policy to convene DEIM2020 as previously announced. However, the committee may make a decision to cancel the program entirely or change it in part in view of the spreading status of Novel Coronavirus Infection. Further information will be announced on the official website.
2. All the prospective participants who stay in China on February 17th or later are kindly requested to cancel the participation in the conference. In addition, all the prospective participants with any suspicious symptoms, including high fevers, are kindly requested to cancel the participation, too. The person/participant in the cases mentioned above is advised to contact deim2020-inquiry [at] googlegroups.com.
3. The committee is exploring possible actions that may include the arrangement of antiseptics and retreats at the conference venue. All the participants are kindly asked for their cooperation with anti-infection actions such as cough etiquette (good manners to cough) and hand washing. For those who want to wear masks, it is suggested to prepare the masks by themselves. The DEIM2020 staff members may wear masks for the prevention of infectious diseases.
4. deim2020-inquiry [at] googlegroups.com is the contact address regarding this matter.

• The Ministry of Foreign Affairs of Japan (Japanese)
• The Ministry of Health, Labour and Welfare of Japan (Japanese)
• Information Processing Society of Japan (Japanese)
• The Japanese Association for Infectious Diseases(Japanese)

第一報：2020年2月6日

本件に関するお問い合わせは、deim2020-inquiry [at] googlegroups.com までご連絡ください。

• 外務省「海外安全ホームページ 中華人民共和国（中国）」
• 厚生労働省「新型コロナウイルス感染症について」
• 情報処理学会「本会主催イベントにおける新型コロナウイルス感染症への対策について」